Hóa đơn điện tử
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?
Rất nhiều doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử nhưng lại không hiểu rõ bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Trong bài viết ngày hôm nay, chúng tôi sẽ giải đáp vấn đề vướng mắc mà nhiều doanh nghiệp gặp phải qua các thông tin dưới đây.
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?
Chắc hẳn khách hàng đều đã nắm được hoá đơn điện tử là tập hợp các thông tin, dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của một doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử do các nhà mạng phát hành cung cấp.
Thông thường các khách hàng sẽ lựa chọn lưu hóa đơn dưới dạng file PDF hoặc XML. Thế nhưng người dùng lưu ý rằng file XML được coi là file chứa dữ liệu gốc của toàn bộ hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chính là file PDF.
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử sẽ được tiến hành chuyển đổi sang dạng giấy trong những trường hợp cần thiết. Nhưng chỉ được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử 01 lần sang hóa đơn giấy khi có sự đồng ý của cả bên mua và bên bán. Khi này, hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được hiểu là bản thể hiện của hóa đơn điện tử đó.
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các thành phần định dạng như sau:
- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ của hóa đơn điện tử.
- Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.
- Thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế (Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
| >> Xem thêm: Thông tin vềbảng giá phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội VNPTcho doanh nghiệp bạn nên xem qua. |
Những lưu ý khi khi lập và sử dụng bản thể hiện HĐĐT
Những quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử đều được quy định cụ thể tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Các doanh nghiệp trong quá trình sử dụng cần đặc biệt tuân thủ và thực hiện tốt các điều luật trên. Cụ thể trong đó có một số lưu ý đặc biệt quan trọng mà người lập và sử dụng bản thể hiện hóa đơn điện tử cần lưu ý như sau:
Hóa đơn điện tử gốc đảm bảo tính hợp pháp
Vấn đề này được thể hiện cụ thể tại Điều 9, Nghị định 119/2018/NĐ-CP về tính hợp pháp của hóa đơn điện tử. Nếu như không có hóa đơn gốc hợp pháp thì không thể in bản thể hiện hóa đơn điện tử.
Khi bản thể hiện hóa đơn điện tử được phát hành nhưng lại không chứng minh được tính pháp lý của hóa đơn gốc thì bản thể hiện đó hoàn toàn vô giá trị.
Thể hiện đầy đủ, toàn vẹn về nội dung và hình thức của HĐĐT gốc
Bản thể hiện cần cung cấp đầy đủ thông tin, phản ảnh toàn vẹn nội dung của hóa đơn gốc. Bên cạnh đó, bản thể hiện của hóa đơn điện tử cũng cần đảm bảo về mặt hình thức. Đối tượng thực hiện bản thể hiện phải đảm bảo sự trùng khớp và chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu gặp những sai lệch.
Điều này được quy định tại nội dung của Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC. Để phân biệt giữa bản thể hiện của hóa đơn với hóa đơn giấy thì doanh nghiệp cần đặt thêm dòng chữ “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” ở phía dưới tiêu đề văn bản.
Chỉ có giá trị lưu giữ chứ không có hiệu lực giao dịch
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa công dụng của bản thể hiện và hóa đơn giấy. Khách hàng cần nắm được ý nghĩa của bản thể hiện là một dạng chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ và theo dõi theo các giao dịch điện tử theo quy định của pháp luật về kế toán. Bản thể hiện hoàn toàn không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Khách hàng khi được cung cấp bản thể hiện của hóa đơn điện tử để chứng minh giao dịch thì cần chú ý xem xét kỹ lưỡng. Ngoài ra, trong trường hợp đặc biệt bản thể hiện hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với hệ thống của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2019/NĐ-CP thì có thể được chấp nhận.
Có đóng dấu chữ ký xác nhận của bên bán
Nhiều khách hàng thắc mắc, nếu hóa đơn gốc đầy đủ tính chất pháp lý thì bản thể hiện của hóa đơn điện tử có cần đóng dấu nữa không. Thì câu trả lời là “có”, nhằm đảm bảo tính xác minh và chính xác của thông tin giao dịch.
Trường hợp bản thể hiện của HĐĐT có chữ ký số ký trên hóa đơn của đơn vị bán mới là văn bản đầy đủ, hợp pháp.
Trên đây là những thông tin về bản thể hiện hóa đơn điện tử mà những doanh nghiệp sử dụng dịch vụ này nên biết. Hi vọng rằng các thông tin trên sẽ giúp người mua và người bán hiểu và thực hiện đúng theo những quy định trong quá trình giao dịch, trao đổi thông tin và đem lại kết quả kinh doanh tốt cho doanh nghiệp.
Bài viết liên quan về hóa đơn điện tử dành cho bạn:
- Mua Hóa Đơn Điện Tử VNPT Giá Rẻ
- Bảng giá Gói hóa đơn điện tử VNPT Hà Nội MỚI NHẤT
- Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử VNPT siêu dễ
