Tại sao chọn hóa đơn điện từ mà không phải hóa đơn giấy ?

Có bằng chứng thuyết phục rằng Hóa đơn điện tử tiết kiệm tiền cho công ty của bạn. Nghiên cứu cho thấy rằng một hóa đơn trên giấy có giá khoảng 20.000đ so với dưới 1.000đ để xử lý hóa đơn điện tử. Ngoài ra, chi phí tiết kiệm được phù hợp với khả năng tạo ra doanh thu và dòng tiền. Ngày càng nhiều chính phủ buộc các nhà cung cấp sử dụng Hóa đơn điện tử khi lập hóa đơn cho các khu vực công của họ. Đây sẽ là động lực chính thúc đẩy việc áp dụng hóa đơn điện tử trong thời gian tới.

Các công ty trên toàn thế giới đang tìm cách giải quyết áp lực cạnh tranh bằng hiệu quả chi phí và cải thiện khả năng hiển thị tài chính của họ. Các chức năng tại văn phòng là các lĩnh vực mà trong đó có thể đạt được hiệu quả chi phí đáng kể thông qua tự động hóa các công việc hành chính thường ngày. Nhiều tổ chức đã sắp xếp hợp lý và số hóa các chức năng như mua sắm nhưng ít tổ chức được tối ưu hóa các khoản phải trả. Một số đang tập trung chức năng kế toán vào các nhà máy thanh toán, những người khác đang chuyển giao việc xử lý hóa đơn ra nước ngoài hoặc thuê bên thứ ba để tiết kiệm tiền.

Tại sao lại chọn hóa đơn điện tử ?

Tập trung hóa và thuê ngoài có thể giúp giảm chi phí, nhưng hiệu quả tối đa chỉ có thể đạt được thông qua tái thiết kế quy trình kinh doanh và tự động hóa. Loại bỏ giấy khỏi quy trình lập hóa đơn là một bước quan trọng để đạt được hiệu quả thực sự. Các nghiên cứu được thực hiện bởi Aberdeen và IOMA Research cho thấy hơn 2/3 số công ty được khảo sát nhận được hơn 80% hóa đơn của họ trên giấy qua đường bưu điện.

Một chất xúc tác chính cho sự hồi sinh của hóa đơn điện tử là các quy định cho phép các tập đoàn thay thế hóa đơn giấy một cách hợp pháp bằng các hóa đơn điện tử làm cơ sở cho các hoạt động thuế và thương mại. Các quy định mới này xuất hiện ở Châu Âu bắt đầu từ năm 2001, nhưng các khuôn khổ tương tự đã được áp dụng ở Châu Á và Châu Mỹ Latinh kể từ đó. Khả năng loại bỏ hóa đơn giấy khỏi chuỗi cung ứng tài chính có thể tạo ra cơ hội tiết kiệm chi phí đáng kể cho người mua và nhà cung cấp. Người ta ước tính rằng có thể tiết kiệm hơn 200 tỷ euro từ Lập hóa đơn điện tử chỉ tính riêng ở châu Âu

Dưới đây là năm lý do chính tại sao, nếu bạn chưa làm như vậy, bạn nên giới thiệu Hóa đơn điện tử vào tổ chức của mình:

Vượt qua những thách thức của hóa đơn giấy

Có quá nhiều thời gian, công sức và chi phí liên quan đến quy trình lập hóa đơn trên giấy, đáng ngạc nhiên là nhiều tổ chức vẫn chưa tối ưu hóa các chức năng phải trả của tài khoản.

Mỗi hóa đơn giấy đòi hỏi quá trình xử lý thủ công tốn nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót cho cả người mua và nhà cung cấp. Theo Hiệp hội Thủ quỹ Doanh nghiệp Châu Âu, bạn có thể tiết kiệm hơn 80% chi phí của mình bằng cách giới thiệu Hóa đơn điện tử. Để hiểu cách tiết kiệm này có thể đạt được, cần kiểm tra mức độ chuyên sâu của quy trình lập hóa đơn trên giấy – cho cả người mua và nhà cung cấp.

Một khi bạn hiểu các quy trình liên quan, sẽ dễ dàng hiểu tại sao thời gian chu kỳ để xử lý có thể mất 23 ngày hoặc hơn – một con số có thể tăng lên hơn 90 ngày khi có lỗi và ngoại lệ. Chu kỳ thanh toán hóa đơn có thể giảm xuống dưới 5 ngày khi bạn triển khai Hóa đơn điện tử.

Cải thiện quá trình tự động hóa

Tiết kiệm lớn trong Hóa đơn điện tử không đạt được thông qua việc giảm việc sử dụng in ấn hoặc bưu phí, nó đang thực hiện các quy trình hiệu quả và tích hợp chúng vào doanh nghiệp của bạn.

Tự động hóa quy trình đại diện cho ‘điểm tốt’ cho Hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử có thể được xử lý bởi các hệ thống CNTT khác của tổ chức bạn – chẳng hạn như hệ thống mua hàng hoặc kho bạc – giúp loại bỏ các lỗi về thời gian, chi phí và dữ liệu khi chuyển hóa đơn qua các phương tiện khác nhau.

Đối với cả người mua và nhà cung cấp, tự động hóa quy trình lập hóa đơn điện tử mang lại những lợi ích quan trọng:

1. Tỷ lệ lỗi thấp

   Trong bán lẻ, có tới 40% hóa đơn trên giấy có lỗi dữ liệu liên quan đến giá hoặc khuyến mại. Các lỗi cần nghiên cứu với người mua và thương lượng với nhà cung cấp để giải quyết. eInvoicing loại bỏ lỗi bằng cách đảm bảo rằng dữ liệu chính xác tại điểm xuất phát và không thay đổi khi nó phổ biến trong các hệ thống kinh doanh khác.

2. Cải tiến quy trình

   Dữ liệu hóa đơn có thể được đối sánh dễ dàng với đơn đặt hàng và dữ liệu hàng hóa đã nhận làm nổi bật bất kỳ vấn đề không khớp hoặc dung sai thanh toán nào. Các quy tắc kinh doanh có thể dễ dàng quét các hóa đơn trùng lặp hoặc gian lận, có thể được kiểm tra và phê duyệt trong doanh nghiệp.

3. Giảm các cuộc gọi và tranh chấp với nhà cung cấp

   Bằng cách đảm bảo chất lượng dữ liệu của hóa đơn của bạn, Hóa đơn điện tử có nghĩa là các nhà cung cấp không còn cần phải dành nhiều thời gian để theo đuổi tình trạng thanh toán hoặc lỗi thanh toán. Bộ phận AP của người mua không cần phải dành quá nhiều thời gian để thực hiện các cuộc gọi của nhà cung cấp.

4. Tăng năng suất của nhân viên

   Các quy trình giấy tờ tốn thời gian ngăn cản nhân viên kế toán tham gia các hoạt động chiến lược hơn, chẳng hạn như xác định các cơ hội để giảm chi tiêu hoặc thực hiện kiểm tra hóa đơn cho phép các tổ chức mua sắm xác định các lỗi thanh toán, mua hàng sơ sài và mua ngoài hợp đồng.

5. Cải thiện khả năng hiển thị

   Bằng cách xử lý hóa đơn điện tử, tất cả các khoản chuyển tiền sẽ hiển thị cho Finance gần như ngay sau khi nhận được hóa đơn, cải thiện độ chính xác của dự báo.

6. Đáp ứng các yêu cầu kiểm toán VAT

   Việc đáp ứng các yêu cầu đối với việc kiểm tra thuế GTGT của Châu Âu đòi hỏi việc thu thập các tài liệu quan trọng từ hàng trăm hoặc hàng nghìn cặp chứa hóa đơn giấy tốn nhiều thời gian và chi phí. invoicevnpt cho phép bạn lưu trữ tất cả các tài liệu điện tử liên quan cùng nhau làm cho việc truy xuất để kiểm toán trở nên đơn giản hơn nhiều.

7. Cơ hội chiết khấu thanh toán sớm cho người mua

   Các công ty thường sẽ thương lượng các khoản chiết khấu khác nhau để đổi lại việc thanh toán sớm. Các hóa đơn ưu đãi có thể được phê duyệt và thanh toán nhanh chóng, đảm bảo người mua tận dụng mọi ưu đãi theo hợp đồng hoặc các sáng kiến ​​tài chính chuỗi cung ứng.

8. Giảm số ngày bán hàng chưa thanh toán (DSO) cho các nhà cung cấp

   Ngày nay, dòng tiền là quan trọng nhất và các nhà cung cấp đang phải gánh nặng với việc người mua kéo dài thời gian tồn đọng các khoản phải trả (DPO), do đó kéo dài số ngày bán hàng tồn đọng (DSO). e-Invoicing tăng tốc độ thanh toán, loại bỏ phí trả chậm cho người mua và giảm DSO cho nhà cung cấp.
   Bằng cách tích hợp hệ thống Hóa đơn điện tử của bạn với các hệ thống kinh doanh hiện có, bạn có thể gửi, nhận và định tuyến dữ liệu hóa đơn đến những người có liên quan một cách tự động. Điều này có thể yêu cầu mức độ mã hóa và bảo mật cao hơn để đảm bảo tính toàn vẹn và tính xác thực của hóa đơn điện tử tùy thuộc vào chính sách nội bộ của tổ chức bạn.

Xem thêm: Bảng giá hóa đơn điện tử vnpt

Cải thiện quản lý tiền mặt

Trong điều kiện kinh tế khó khăn hơn, tiết kiệm chi phí chỉ là một vũ khí trong kho vũ khí của bạn. Một cách tiếp cận hiệu quả không kém có thể là tập trung vào quản lý tiền mặt.

Khi khách hàng mua tín dụng, nhà cung cấp sẽ chịu mọi rủi ro tín dụng. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) thường gặp thách thức với số ngày bán hàng vượt trội (DSO) tăng lên do thời hạn thanh toán kéo dài và điều này có thể cộng thêm bởi việc thanh toán chậm. Các công ty lớn cũng chịu áp lực cải thiện vốn lưu động bằng cách kéo dài số ngày nợ phải trả (DPO) và giảm số ngày nợ trên các khoản chưa thanh toán của chính họ.

Sự căng thẳng ngày càng tăng giữa việc giảm DSO trong khi kéo dài DPO ngụ ý rằng nhiều doanh nghiệp hơn, bất kể quy mô, quan tâm đến dòng tiền và tính thanh khoản và Lập hóa đơn điện tử đóng một vai trò quan trọng ở đây.

Hóa đơn điện tử là một phương tiện quan trọng để đạt được ba mục tiêu quản lý tiền mặt: dòng tiền tăng cường, nâng cao quản lý chi tiêu và tăng khả năng hiển thị trong quy trình lập hóa đơn.

Dòng tiền tăng cường

Việc nắm bắt các khoản chiết khấu khi thanh toán sớm được 87% số người trả lời cho rằng quan trọng trong cuộc khảo sát điểm chuẩn về việc áp dụng eInvoicing năm 2011 của Paystream – ít ngạc nhiên trong một môi trường kinh tế nơi lãi suất từ ​​thấp đến không tồn tại. Chiết khấu một phần trăm tương đương với 18 phần trăm hàng năm. Thêm vào đó, một cuộc khảo sát gần đây của Deutsche Bank cho thấy lý do chính mà các tổ chức bỏ lỡ việc giảm giá là sự chậm trễ nội bộ trong việc thanh toán hóa đơn và rõ ràng tại sao eInvoicing là một công cụ quản lý tiền mặt hiệu quả.

Việc rút ngắn chu kỳ đơn hàng thành tiền không chỉ là tin tốt cho người mua mà nó còn làm giảm chu kỳ đơn hàng thành tiền của nhà cung cấp. Trong khi người mua nắm bắt được khoản chiết khấu, nhà cung cấp được thanh toán nhanh hơn, giảm DSO của họ và bơm nhiều tiền mặt cần thiết vào doanh nghiệp.

Quản lý chi tiêu nâng cao

Các chương trình quản lý chi tiêu có thể xác định các nguồn kém hiệu quả, lãng phí và lạm dụng bằng cách tổng hợp dữ liệu từ việc mua hàng, hợp đồng và hệ thống AP vào một kho dữ liệu có thể được phân tích để tìm ra các cơ hội tiết kiệm chi phí.

Ví dụ có thể bao gồm giảm maverick, mua ngoài hợp đồng, hủy bỏ các dịch vụ không sử dụng và hợp nhất chi tiêu với ít nhà cung cấp hơn. Trong các hạng mục như chi phí đi lại, pháp lý, tiện ích và viễn thông, quản lý chi tiêu có thể cung cấp thông tin chi tiết giúp giảm chi phí từ 2–10%.

Bất kể loại chi tiêu nào, một yếu tố chính cho các chương trình quản lý chi tiêu là khả năng nhận hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp. Chỉ bằng cách cung cấp ngay lập tức tất cả thông tin ở định dạng kỹ thuật số, một tổ chức mới có thể thực hiện các phân tích nâng cao giúp các chương trình này trở nên khả thi.

Ngày càng có nhiều nhà bình luận thảo luận về lợi ích của việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng thứ ba. Các tổ chức đã tìm cách tối ưu hóa chuỗi cung ứng tài chính của họ và gần đây hơn là chuỗi cung ứng tài chính của họ. Vài năm tới sẽ chứng kiến ​​các công ty hàng đầu bắt đầu tối ưu hóa chuỗi cung ứng thông tin của họ.

Tăng khả năng hiển thị hóa đơn

Hóa đơn trên giấy hoặc e-mail mất nhiều thời gian hơn để hiển thị trong hệ thống AP. Họ cũng có nhiều khả năng bị lạc trong quá trình phê duyệt. Không có khả năng hiển thị hóa đơn trong quá trình phê duyệt, người quản lý tiền mặt thiếu dữ liệu toàn diện cần thiết để dự báo và lập kế hoạch chuyển tiếp.

Một hóa đơn lớn không được tổ chức ngân quỹ phát hiện cho đến trước khi thanh toán không lâu, có thể dẫn đến thâm hụt tiền mặt đáng kể so với dự báo. Kết quả là, một doanh nghiệp có thể cần phải vay vốn vào phút cuối với một khoản phí bảo hiểm đắt đỏ. Các nhà cung cấp có thể bắt đầu hủy đơn hàng do không thanh toán hoặc thanh toán chậm hóa đơn. Ngoài ra, các hóa đơn gian lận có thể dễ dàng xâm nhập vào hệ thống và khó xác định hơn nhiều.

Bằng cách xử lý hóa đơn điện tử, tất cả các khoản thanh toán sắp tới sẽ hiển thị với tổ chức ngân quỹ trong hệ thống kế toán gần như ngay khi nhận được hóa đơn, cải thiện độ chính xác của dự báo. Hóa đơn có thể được định tuyến, phê duyệt và thanh toán nhanh chóng có nghĩa là người mua có thể tận dụng lợi thế của việc quản lý chiết khấu hiệu quả hơn.

Tại sao phải trả tiền cho nhà cung cấp đúng hạn (hoặc sớm)?

Việc thanh toán chậm, thông qua quy trình không tốt hoặc gia hạn điều khoản thanh toán đang làm tăng thêm rủi ro tín dụng cho các nhà cung cấp, những người đang phải đối mặt với tình trạng kép là thiếu khả năng tiếp cận tín dụng và chu kỳ chuyển đổi tiền mặt dài hơn.

Sáng kiến ​​xanh

Mỗi năm, 12 triệu cây xanh bị đốn hạ để đáp ứng các hóa đơn trên giấy chỉ tính riêng ở châu Âu. Lập hóa đơn điện tử có thể tác động đáng kể đến chiến lược phát triển bền vững của bạn.

Xem thêm: https://vnptgroup.vn/lap-hoa-don-dien-tu-la-gi-hoa-don-dien-tu-vnpt/