[ Thủ thuật ] quản lý hóa đơn đầu vào siêu đơn giản

Doanh nghiệp của bạn có hóa đơn đầu vào khá nhiều. Và bạn đang tìm cách quản lý hóa đơn đầu vào như thế nào dễ dàng, lưu trữ mãi mãi… Sau đây là Thủ thuật quản lý hóa đơn đầu vào siêu đơn giản bạn nên xem qua.

Để quản lý hóa đơn có rất nhiều cách như lưu vào ổ đĩa máy tính, lưu vào cloud, lưu vào Email. Hoặc bạn sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào bằng AI của VNPT.

Sau đây là một số thủ thuật về quản lý hóa đơn đầu vào bạn nên xem.

Luật lưu trữ hóa đơn được nêu rõ tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:

Người bán và người mua hàng hóa khi sử dụng hóa đơn phải được lưu trữ theo quy định của luật kế toán hiện hành.

Hiện tại có 2 hình thức xuất và quản lý hóa đơn, đó là hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.

Hóa đơn giấy: sử dụng hóa đơn giấy gây khó khăn trong việc quản lý và lưu trữ hóa đơn theo luật thuế. không những thế, sử dụng hóa đơn giấy làm doanh nghiệp tốn chi phí và thời gian

Hóa đơn điện tử: Sử dụng hóa đơn điện tử của VNPT, toàn bộ hóa đơn sẽ được lưu trữ online trên hệ thống máy chủ vnpt. và gửi hóa đơn cho khách hàng bằng 1 cú click chuột. giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian.

Quản lý hóa đơn bằng mail hoặc lưu Online.

Đối với hóa đơn điện tử: Bạn nên tạo 1 email chỉ để nhận hóa đơn đầu vào của bên bán. Ví dụ: tạo email như sau: hoadonabc@gmail.com ( đây là email chỉ để nhận hóa đơn đầu vào nhé.

Khi mua hàng, kế toán sẽ cung cấp địa chỉ Email trên để cho bên bán gửi tất cả hóa đơn điện tử vào email đó.

Đối với hóa đơn giấy: Sau khi nhận hóa đơn giấy từ bên bán, kế toán thường lưu lại vào trong tập hồ sơ hóa đơn. Nhưng một số kế toán kỹ hơn thì chụp hình lại rồi gửi vào email đã tạo ở trên để quản lý online.

Thì lúc này chúng ta chỉ cần kiểm tra email là biết bên bán đã xuất hóa đơn cho bên mình chưa.

Thủ thuật: Để tìm hóa đơn trọng email trong một tháng sử dụng cú pháp tìm kiếm như sau: hãy dán câu lệnh sau vào ô tìm kiếm trong Email:  after:2020/01/01 before:2020/02/01
tìm Email sau ngày 1 tháng 1 năm 2020 đến trước ngày 1 tháng 2 năm 2020.

.

Thực sự mà nói, với cách quảng lý như trên sẽ mất rất nhiều thời gian của kế toán. Kế toán phải thực hiện kiểm tra hóa đơn đó có phải hóa đơn giả không ?. thông tin bên mua có chính xác không ?, rồi còn phải cộng số tiền từng hóa đơn vào excel theo cách thủ công.

Bạn thấy mất rất nhiều thời gian cho khâu này rồi đúng không nào ?. Sau đây là một giải pháp quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào chuyên nghiệp hơn dành cho doanh nghiệp của bạn.

Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào VNPT.

Thời đại 4.0 với công nghệ máy học ( AI ) phát triển với dữ liệu Big Data. Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào VNPT sẽ giúp bạn làm tốt khâu này. Giúp kế toán giảm thiểu áp lực công việc, kiểm tra hóa đơn có chính xác chưa. Làm báo cáo hóa đơn lên thuế…

Đừng lo Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào VNPT sẽ giải quyết tất cả vấn đề mà bạn đang đề ra.

Như vây sử dụng quản lý hóa đơn đầu vào VNPT sẽ được những lợi ích gì ?. Và sau đây là thông tin về phần mềm mà bạn đang quan tâm.

khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ. Thì hệ thống sẽ tạo cho doanh nghiệp một tài khoản để quản lý hóa đơn, đồng thời tạo một địa chỉ email để nhận hóa đơn đầu vào.

» Hóa đơn điện tử: Khi khách hàng gửi hóa đơn điện tử vào email nhận hóa đơn. Hệ thống sẽ tự kiểm tra thông tin hóa đơn, tự tạo báo cáo số tiền…
» Hóa đơn giấy: Chỉ cần chụp hình đính kèm email rồi gửi vào email nhận hóa đơn. Hệ thống cũng sẽ tự kiểm tra thông tin và số tiền và nhập vào hệ thống.

.

  • Mất quá nhiều thời gian để xử lý hóa đơn điện tử đầu vào.
  • Đỏ mắt kiểm tra và tra cứu thông tin hóa đơn.
  • Mỏi tay vì nhập liệu hóa đơn.
  • Hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử lưu trữ ở 2 nơi.
  • Giảm 80% thời gian để xử lý hóa đơn điện tử đầu vào.
  • Quản lý, lưu trữ hoá đơn hiệu quả và khoa học.
  • Dữ liệu được cập nhật tức thì.
  • Giảm thiểu các rủi ro bị phạt hành chính về quản lý hóa đơn.

 

5/5 (2 Reviews)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *