Hóa đơn điện tử
Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử VNPT (Chi tiết)
Nếu vì một lý do nào đó mà hóa đơn điện tử của doanh nghiệp bạn đã phát hành nhưng buộc phải hủy. Tuy nhiên kế toán viên của doanh nghiệp lại cảm thấy khó khăn trong việc thực hiện lệnh hủy hóa đơn, vì chưa từng xử lý tình huống tương tự, thì theo dõi ngay bài hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử VNPT chi tiết dưới đây nhé. Chúng ta cùng bắt đầu ngay thôi nào.
Những trường hợp cần phải hủy hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Khoản 3, Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/3/2011 quy định về việc hủy hóa đơn điện tử như sau:
- Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng.
- Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.
- Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
- Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thủ tục hủy hóa đơn quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử thì nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu thì người bán hoặc người mua yêu cầu người bán, người mua hoặc bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.
- Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử và không thể liên hệ với các bên có liên quan để được gửi lại hóa đơn thì người bán, người mua thực hiện báo cáo mất hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì ?
Khi hóa đơn hết thời hạn lưu trữ
Cũng tương tự như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũng chỉ có thời gian lưu trữ nhất định. Căn cứ theo Luật Kế toán, thời gian lưu trữ hiện tại của loại hóa đơn này là 10 năm. Khi hết thời hạn 10 năm lưu trữ này, nếu cơ quan chức năng không có những quyết định cụ thể để thay đổi, thì doanh nghiệp sẽ thực hiện hủy hóa đơn theo đúng quy định.
Tuy nhiên việc hủy hóa đơn điện tử khi hết thời gian lưu trữ, doanh nghiệp cần lưu ý đến những vấn đề sau:
Việc hủy hóa đơn điện tử không được làm mất tính toàn vẹn hoặc ảnh hưởng đến những hóa đơn chưa hủy.
Việc hủy hóa đơn không được làm gián đoạn đến hệ thống thông tin bình thường của doanh nghiệp.
Quy trình hủy hóa đơn điện tử cũng được tiến hành tương tự như việc hủy hóa đơn giấy, cần căn cứ vào Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 53/2010 của Bộ Tài chính.
Tìm hiểu: Hóa đơn đỏ là gì ?
Hủy trong những trường hợp phát hiện hóa đơn có sai sót
– Trường hợp hóa đơn chưa gửi cho bên mua
Khi doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn điện tử nhưng phát hiện có sai sót, nhưng chưa gửi cho bên mua, việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện là thông báo với Cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Đồng thời lập hóa đơn điện tử mới gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới, sau đó ký và gửi cho bên mua.
– Trường hợp gửi cho bên mua rồi mới phát hiện ra có sai sót
Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được gửi cho bên mua sau đó mới phát hiện có sai sót, thì bên bán và bên mua cần có văn bản thỏa thuận nêu rõ sai sót trong hóa đơn là gì. Sau đó bên bán sẽ thông báo với cơ quan thuế về việc hóa đơn có sai sót và gửi thông báo lên cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Đồng thời lập hóa đơn mới gửi lên cơ quan thuế để được cấp mã số mới, ký và chuyển lại cho bên mua.
– Trường hợp Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai sót đã được cấp mã
Khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót sau khi đã được cấp mã, sẽ thông báo với doanh nghiệp. Trong thời hạn 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, doanh nghiệp cần thực hiện việc thông báo hóa đơn có sai sót theo mẫu 04 tương tự như các trường hợp trên.
Thông tin về: Tổng đài tư vấn hóa đơn điện tử VNPT
Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử VNPT Chi tiết
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về việc hủy hóa đơn điện tử, các bạn kế toán viên có thể tham khảo để áp dụng khi cần thiết nhé:
Sau khi đăng nhập vào hệ thống xuất hóa đơn điện tử VNPT. Các bạn vào tab ” Xử lý hóa đơn “, Chọn Tab ” Hủy hóa đơn ( không thay thế, sửa đổi “.
Bước 1: lập biên bản hủy hóa đơn
Biên bản này chỉ được lập khi có sự thỏa thuận thống nhất của cả bên mua và bên bán. Nội dung của biên bản cần đề cập rõ chi tiết bị sai, chi tiết cần điều chỉnh trong hóa đơn. Sau đó bên mua và bên bán ký, đóng dấu rõ ràng.
Bước 2: Bạn tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập
- Việc hủy hóa đơn đã lập được thực hiện trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang áp dụng.
- Đầu tiên bạn cần đăng nhập vào hệ thống, sau đó tìm đến mục “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” và điền đầy đủ thông tin tại mục này.
- Tiếp đến bạn lưu Thông báo kết quả hủy hóa đơn và xuất file ở định dạng XML để nộp cho cơ quan thuế.
- Sau khi đã nộp thông báo cho cơ quan thuế, bạn nên để hóa đơn đã hủy ở trạng thái đã nộp cho cơ quan thuế. Như vậy việc kiểm soát hóa đơn sẽ dễ dàng hơn.
Tải biên bản hủy hóa đơn điện tử VNPT.
Bước 3: Bạn lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm
Sau khi quá trình hủy hóa đơn điện tử hoàn tất, bạn cần lập hóa đơn thay thế để gửi cho cơ quan thuế xin cấp mã mới. Sau đó ký và gửi lại cho khách hàng.
Chúng tôi vừa chia sẻ đến các bạn hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử VNPT chi tiết nhất. Hy vọng với những thông tin trên, việc xử lý hóa đơn khi xảy ra sai sót hoặc khi hết thời hạn lưu trữ của các doanh nghiệp sẽ thuận tiện hơn.
Bạn có thể quan tâm:
